Khi nào doanh nghiệp cần triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị?

Khi nào doanh nghiệp cần triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị? Đây là một câu hỏi quan trọng mà nhiều nhà lãnh đạo thường đặt ra khi họ đối mặt với thách thức trong việc quản lý bảo trì thiết bị. Việc quyết định sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị không nên được đưa ra một cách ngẫu nhiên. 

Xem thêm: 6 Lợi ích của Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị giúp tối ưu hoá hiệu suất tài sản

Bài viết dưới đây cùng IZISolution điểm qua những lý do khi nào khiến doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý bảo trì.

I. Các thách thức trong cách quản lý bảo trì truyền thống

Bảo trì theo kiểu “hỏng đâu sửa đó” 

Công việc bảo trì ở nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam thường kết hợp giữa bảo trì cơ hội và bảo trì định kỳ. Cụ thể, công việc bảo dưỡng và sửa chữa thường chỉ thực hiện khi có hư hỏng phát sinh. Nguyên nhân thường là hỏng đột ngột ở một bộ phận khác, mất điện, hoặc hết đơn hàng. Đồng thời, bảo trì định kỳ cũng được thực hiện theo một lịch trình đã định.

Phương pháp này thích hợp doanh nghiệp nhỏ, có số lượng thiết bị tài sản không quá lớn. Mặc dù phương pháp này giúp giảm chi phí và thời gian bảo dưỡng, nhưng cũng đặt ra nhiều thách thức nếu thực hiện một cách không hệ thống:

• Hiệu suất hoạt động kém.

• Sự cố thường xuyên xảy ra.

• Thời gian ngừng máy do hỏng hóc tăng cao.

• Chi phí và thời gian sửa chữa bảo trì khi có sự cố tăng lên.

• Sai sót thường xảy ra do yếu tố con người.

Bảo trì theo kiểu định kỳ rập khuôn 

Câu hỏi "Bảo trì bao nhiêu là đủ?" luôn khiến những người quản lý bảo trì truyền thống gặp khó khăn. Việc bảo trì quá ít có thể gây ra rủi ro hỏng hóc, trong khi bảo trì quá nhiều sẽ tạo ra chi phí lớn hàng năm cho doanh nghiệp.

Mỗi loại tài sản và thiết bị đều có khoảng thời gian bảo trì định kỳ dựa trên ước tính của nhà sản xuất, nhưng thời gian này thường chỉ mang tính chất tham khảo và không phản ánh hoàn toàn điều kiện vận hành thực tế. Sự phụ thuộc vào thông số lý thuyết có thể dẫn đến bảo trì định kỳ quá sớm hoặc quá muộn, tạo ra chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp.

Bảo trì thiếu tính linh hoạt 

Quản lý bảo trì truyền thống thường gây khó khăn trong việc lưu trữ và chia sẻ thông tin về công việc bảo trì và tài sản. Điều này có thể dẫn đến nhiều hạn chế, bao gồm:

• Nhân viên bảo trì gặp khó khăn trong việc tra cứu thông tin cần thiết cho công việc của họ.

• Thư ký bộ phận bảo trì gặp khó khăn khi thu thập dữ liệu và viết báo cáo cho lãnh đạo.

• Quản lý không thể đưa ra quyết định kịp thời khi có sự cố xảy ra.

• Lãnh đạo không có cái nhìn tức thì về tình hình trang thiết bị tài sản tại doanh nghiệp.

Bảo trì và bài toán về tương lai 

Xã hội đang chứng kiến sự tiến bộ nhanh chóng trong lĩnh vực khoa học, kỹ thuật và công nghệ. Điều này đồng thời là cơ hội và thách thức đối với doanh nghiệp cả trong và ngoài nước.

Nếu doanh nghiệp không thay đổi và không đầu tư vào công nghệ mới, họ có thể mất ưu thế cạnh tranh trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Ngay cả trong lĩnh vực bảo trì, duy trì hệ thống quản lý truyền thống có thể tiết kiệm chi phí ngay lúc đầu, nhưng nhược điểm của nó sẽ gây tổn thất về năng suất, chi phí và phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Xem thêm: Tổng quan về phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS

II. Khi nào doanh nghiệp cần triển khai phần mềm quản lý bảo trì?

1. Máy móc, trang thiết bị hoạt động không ổn định

Trong thời đại Công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, hầu như doanh nghiệp nào cũng phải sử dụng đến sự hỗ trợ của máy móc. Máy móc hoạt động không ổn định, thường xuyên hỏng hóc, khó phát hiện nguyên nhân, mất nhiều thời gian sửa chữa sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp rất nhiều tiền. Không những thế, trong thời gian sửa chữa, các hoạt động sử dụng đến máy móc đều phải ngừng lại, dẫn tới công việc bị đình trệ. Doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng rất lớn.

Xem thêm: Đánh giá mức độ sẵn sàng của hệ thống máy móc thiết bị: Quy trình và lợi ích

2. Phương pháp quản lý công việc bảo trì thủ công, tốn nhiều thời gian

Nếu không sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị, nhân viên sẽ phải tự động tính toán thời gian bảo trì. Nếu tính toán thủ công đó bị sai lệch, máy móc vẫn có khả năng xảy ra hỏng hóc. Hơn nữa, việc tính toán thủ công khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn nhân lực. Với phần mềm quản lý bảo trì thiết bị được thực hiện tự động, các nhân viên sẽ có thể có thêm thời gian trong giờ làm việc để đầu tư cho việc phát minh các sáng kiến, phục vụ cho công việc.

3. Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực sử dụng nhiều máy móc thiết bị

Đối với các doanh nghiệp mà sự vận hành, hoạt động của chúng phụ thuộc chủ yếu vào máy móc thì việc quản lý bảo trì thiết bị lại càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Việc hỏng hóc máy móc có thể khiến cả doanh nghiệp bị đình trệ hoạt động. Để tránh những ảnh hưởng xấu đến công tác sản xuất, các doanh nghiệp này hầu như đều sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa sử dụng phần mềm bảo trì thiết bị, đây chính là thời điểm phù hợp để doanh nghiệp của bạn xem xét đến vấn đề này.

Các doanh nghiệp thuộc các ngành: khai thác khoáng sản, sản xuất, hàng hải, xuất nhập khẩu,.... là các doanh nghiệp đặc thù, sử dụng nhiều máy móc trong quá trình vận hành, vì vậy, các doanh nghiệp này rất cần phần mềm quản lý bảo trì thiết bị để đảm bảo máy móc hoạt động hiệu quả.

4. Thông tin & dữ liệu phân tán, không tập trung

Nhiều ngành nghề thường sở hữu và quản lý một lượng lớn thông tin và dữ liệu về các phương tiện, thiết bị, cơ sở hạ tầng, và hệ thống sản xuất. Tuy nhiên, dữ liệu này thường phân tán trên nhiều nơi, từ các cơ sở vận hành đến các trạm làm việc từ xa, và thậm chí trên các thiết bị di động của nhân viên. Điều này tạo ra một thách thức lớn trong việc theo dõi, quản lý, và bảo trì thông tin liên quan đến bảo trì và sửa chữa.

Phần mềm quản lý bảo trì giúp doanh nghiệp tập trung tất cả thông tin và dữ liệu này vào một hệ thống duy nhất, trung tâm. Nhờ đó, những người quản lý và kỹ thuật viên có thể dễ dàng truy cập thông tin liên quan đến trạng thái của các thiết bị, lịch trình bảo trì, lịch sử sửa chữa, và các dự án liên quan đến bảo trì. Điều này tạo ra sự hiệu quả trong quản lý, giảm thiểu sự tụt hậu, và giúp doanh nghiệp thực hiện các dự án bảo trì một cách hiệu quả hơn.

Ngoài ra, tính phân tán của thông tin và dữ liệu có thể dẫn đến việc lãng phí thời gian và tài nguyên trong việc tìm kiếm thông tin, chia sẻ dữ liệu, và thực hiện công việc bảo trì. Phần mềm quản lý bảo trì giúp loại bỏ sự phân mảnh này và tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi và hiệu quả cho tất cả các bộ phận liên quan.

5. Mỗi máy móc của doanh nghiệp tạo ra giá trị khổng lồ

Dầu khí, khai khoáng là các lĩnh vực mà mỗi máy móc của doanh nghiệp đều có giá trị rất lớn. Hơn nữa, đối với các doanh nghiệp này, mỗi máy móc có thể tạo ra một khối lượng giá trị lớn, nếu quy đổi thành tiền sẽ là một con số khổng lồ. Chỉ với một ngày dừng hoạt động, chúng có thể tiêu tốn của bạn rất nhiều tiền. Chính vì vậy, đối với các doanh nghiệp này, máy móc là một tài sản cần phải được chăm sóc, gìn giữ. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị sẽ giúp doanh nghiệp tính toán được đâu là thời điểm bảo trì hợp lý để hạn chế tối đa hỏng hóc không mong muốn trong quá trình hoạt động.

6. Doanh nghiệp muốn tối đa hóa hiệu quả và năng suất làm việc của máy móc

Nếu năng suất làm việc từ máy móc trong doanh nghiệp của bạn còn kém, bạn chưa kiểm soát được quy trình và chất lượng, đồng thời việc bảo trì, sửa chữa tốn nhiều thời gian tiền bạc, bạn nên suy nghĩ đến việc bảo trì thiết bị. Các case study của các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý, bảo trì thiết bị cho thấy rằng, các doanh nghiệp này hầu như gia tăng được ít nhất 20% hiệu quả sản xuất và tạo ra sản lượng lớn hơn so với trước đây, khi chưa sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị. Phần mềm quản lý, bảo trì thiết bị ngày càng chứng tỏ được vai trò và tầm quan trọng của chúng trong đời sống hiện đại ngày nay.

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị và muốn tìm hiểu thêm về chúng. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!
➡️ Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị Odoo ERPViet